講了前段，總還是要認真把part2寫完，所以來談談後半段吧．．．
還是得提醒的是，這只是基於我多場簡報的經驗匯總所提的建議，並不是絕對的答案喔，還請各位參考之餘要有所彈性調整。
成功簡報七步驟
坊間有很多針對簡報的成功簡報七步驟，聽起來很八股，不過我想用這個架構來加入我的經驗跟建議，希望對大家有所幫助。
Part1講到了架構內容，包含投影片的製做建議，接下來接著介紹內容部份。
03－組織資訊
在Part1中有提到，製作投影片時，就應該要針對主題及聽眾，擬定大綱，然後再填入內容；而本段想跟各位分享的是，除了主要投影片的主軸內容外，不常做演講或簡報的人，建議可以針對以下幾個部份再思考一下進行的方式，以使整個過程能更加順暢。
首先在投影片首頁的應該要有充足的資訊，包含會議或機構名稱、演講主題、演講者、職稱、服務單位、演講日期等…..。簡報的第一頁是非常重要的，所以請務必要把第一頁做的夠美夠專業。演講或授課時，我會在首頁之後加入我自己的簡歷；若屬簡報性質，畢竟會議性質在簡報的內容而非我這個簡報者，所以我會選擇在首頁時簡單自我介紹即可。
接下來，我會口頭或以投影片的方式，說明本次會議的目的、以及聽眾對此議題的連結性，例如業務單位被邀請到會議上聆聽顧問解釋執行方式，我就會強調未來課程結束後他們需要有能力要自己執行，以使聽眾願意專注於本次的簡報中。然後，透過溝通聽眾為何要來參加這個簡報及對他們的重要性後，我就會利用大綱來說明，接下來簡報進行的方式。
整個簡報內容進行告一段落時，我會再帶領聽眾回顧本次的內容，告訴他們我們講過了什麼、提到了什麼重點、以及本次簡報後希望聽眾記得的重點。如果該次簡報目的是為了教會聽眾執行某項任務(例如風險評鑑)，那麼我就會再次提醒聽眾對於風險評鑑的方式及接下來他們應該扮演的角色，或者是下一步的計畫(例如提醒聽眾會議後應該要協助填寫風險評鑑表格並於特定時間內回覆)。
04－彩排練習
筆者其實不是很愛彩排練習，因為我同樣的投影片，每次講出的內容都不會一樣，所以彩排對我來說不是很有意義。不過這不代表對各位來說是不需要的，如果您很少簡報或太容易上台腦筋一片空白，那麼我建議還是微練習一下，至少知道自己要怎麼拿捏現場狀況。
不過我偶而還是會自己小小的彩排一下，這種情況多半是因為錄製影片的情況，因為要一次成功、講話又不能呆呆的、還要時間算得非常精準。所以，我就會在完成投影片後、準備開始錄製前半小時，稍微地自言自語講一遍，確認自己是否能在預定的時間內講完，以使自己能在實際錄製過程中能精準掌握時間一步到位。
所以彩排在我來看，最主要是可以讓講者測試自己可能在既有投影片的頁數下，大約簡報的時間，若時間可能會超過，則建議先隱藏起來，若實際上簡報時間還有餘裕，就可適時地取出使用。
05－編製講義
編製講義的部份，part1有跟各位介紹內容規劃及編製方式，所以本文就來跟各位討論一下簡報當天，是否要提供講義這件事吧….
雖然近年來大家強調環保，但畢竟簡報的目的、場合不同，對象也不同，因此建議各位還是要事先詢問一下聽眾的”長官”大頭有幾位以及該單位的習慣是否需列印紙本，甚且還需要問到提供彩色或黑白列印。根據筆者的經驗，較傳統的企業，對於高階的長官會習慣要彩色列印一面紙僅印製一張投影片(夠細心還要考量到屆時翻頁的方式來決定印製的效果(上下翻頁、左右翻頁)。然後對於次之的長官們，則可以黑白列印、一面紙可印到2張投影片以節省紙張。不過這都是筆者的經驗，建議要跟主辦單位確認較好。
若是碰到主辦單位會協助印製的話，建議還是先列印成PDF檔，以避免主辦單位在印製過程中印成不是你要的(比如六張投影片印成一張)，那麼效果就會大打折扣了。
06－有力開講
再來就是實際要簡報的當天，對於一個專業的簡報者來說，一定要帶簡報筆、轉接頭。筆者前公司有個機制叫Probation，新人在進入公司一定時間後，會在mentor的協助準備及最後陪同下，進行專業簡報，倘若我們這些評審員若看到新人在設定電腦的時候，是mentor拿給他簡報筆或者是提供轉接頭的話，馬上就會被我們提出糾正，因為這些是顧問的基本配備！
在準備過程中有幾件事提醒各位的：首先，請15分鐘前到達會場進行電腦設置、能投影後都要每一頁投影確認過以確保格式沒跑掉(以前常發生解析度不同而出現格式亂掉的情況)。然後若您的簡報有需要用到音效，請留意若您投影線是用HDMI的線，則聲音會被吃掉，電腦接音源線就會無效，需要再另外設定喔。在這裡就不討論怎麼設定的問題，但請留意可能有此種問題，因此要即早請單位的人員協助測試聲音的播放效果。
在開場時，若有碰到主持人開場，記得要謝謝主持人及主辦單位，然後才開始進到主題及自我介紹。務必掌握在前面一張投影片的時間，把自己與聽眾的距離拉近。以筆者來說，若到南部或較傳統的公司演講，我會盡量用閔南語。有一次我與一位同事一起巡迴教學，他到嘉義就說是嘉義人，然後短短兩三句話的時間加上搞笑的風格，就與聽眾打成一片，讓姐暗暗佩服這位小子，結果沒想到到高雄時，他一上台又說他是高雄人，頓時我傻眼了，忍到他下台以後問他，他才說，”我爸高雄人、我媽嘉義人、我在台北出生長大，所以我都算阿!” 果然是個人才呀！
當然，若您什麼都不是，但至少記得，要稱＂我們＂而非＂你們＂，這樣與聽眾就像是自家人在討論事情而非外來客在評頭論足，整個距離感頓時就縮短了不少。
有時候，演講到一半你覺得聽眾離你愈來愈遠（開始心不在焉），有幾個方式可以給各位參考把聽眾的注意力給拉回來。若是正式簡報的話，我會選則停頓並詢問在場的長官們到目前為止有沒有什麼要提出或指教的部份，多半這時大家會回神來到簡報內容上。若是演講或者是講課，那麼就更多種方法了，我會講故事時有很誇張的聲音起伏（突然提高音量或敲打講台．．等）、或者問聽眾沒有反應，我就會走到人群中用眼神尋找微弱回應我的聽眾、甚至提供小獎品來鼓勵參與。
最終結束時應該留一點時間給聽眾提問，請注意，您應該在簡報前就先依據您的題目與聽眾的組成，設想他們可能的問題點，然後事先針對自己不熟悉的部份進行準備，而不是兩手空空接受發問（除非你對議題真的很熟悉）。
最後，聽眾的問題可能千奇百怪，所以萬一被問倒，要看狀況承認自己真的不會，不用假裝硬ㄍㄧㄥ，否則不小心會引起人家更想電你而萬劫不復。以筆者經驗來說，跟主題直接有關的問題，我一定要確保自己能答的出來，而衍生的其他問題，我若真的不會，也會告訴聽眾我的專業不在此項，但公司的其他同仁有辦法回應他，可以會後再協助其與專業的同仁聯繫瞭解。如此，既不損害專業形象，又可以為其他同事製造更多機會。
07－檢討改善
簡報完要能檢討改善是大家都覺得該做的事，但筆者覺得自己做很困難，所以其實就是很簡單地去問跟你一起陪同過去的同事、主管或甚至下屬。畢竟旁觀者清，可以問問他們就他們觀察聽眾的反應為何，或者有沒有在簡報過程中有不好的肢體語言(手亂晃、三七步…等)、口頭蟬．．．等不好的習慣。同事們間互相討論砥礪也可以幫助進步喔！
簡報系列就分享到這，希望對年輕人有所幫助!
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