這幾天有點忙，發現發文時間愈隔愈久，還是得逼自己要努力發文刷存在感阿….剛好碰到一些以前帶過的同事回來請教我怎麼做好一個簡報，所以這次基本功我們就來講簡報吧．．．．
還是得提醒的是，這只是基於我多場簡報的經驗匯總所提的建議，並不是絕對的答案喔，還請各位參考之餘要有所彈性調整。
簡報的成功關鍵
坊間有很多針對簡報的成功關鍵提出說明，我不在此綴述，僅就我的經驗加以補充”態度/形象”，以及”內容”的部份。
態度與形象
態度要從容自信而且有禮貌，因此，建議請站著報告，除非對方”堅持”請你坐下。站著簡報除了展現對觀眾的重視之外，還有一個重點就是讓簡報者可以維持某種氣勢（居高臨下的看人，會相對有信心）；此外，還有另一個重點，它可以幫助簡報者在簡報過程中，留意每個聽眾的反應，甚至進而調整簡報步調、及適時加入互動。
此外，要展現專業形象，請留意當天的穿著要適當，並且提早到簡報地點測試您的工具，包含筆記型電腦是否能投影（每一頁都要確認格式有無跑掉）、測試簡報筆是否能運作、而且筆記型電腦一定要接電（避免講到一半斷片）；此外，若有撥放影片，更應該在前一天就與單位確認音效設備；然後簡報檔還需要另存在USB隨身碟中，萬一投放不順，可以立即使用備用機來投影。
關於簡報時的站位，筆者也有想要跟各位分享的部份（僅就我的經驗分享，沒有一定對錯喔！）
會議室：
小型的會議室中，筆者標示了幾個可能站的位置，筆者若是較正式的會議（如客戶會議、重要提案會議），我會詢問對方主管（key man）習慣的座位，然後選擇在他的對面邊進行簡報，使自己能在過程中充份掌握重點人物的反應。如果對方表示不確定，則我會選擇靠近門邊（背對門）的位置，因為靠近門的位置會使對方容易受到干擾而無法專注簡報內容。若是內部會議或訓練，則我會選擇走來走去，使學員有無形的壓迫感不敢睡覺…
演講廳：
若是重要的場合，需要在大型的會議廳，我會選擇走到講台外（螢幕前），使自己不被講台遮住，讓觀眾能看到講者，但須留意不要被光照到，除會影響投影效果外，自己也會被強光打到缺點全都露。但若場子可以活潑點，比如觀眾是學生，或者題目是有趣的，那麼我會走下台甚至跟觀眾互動。
簡報類型與內容參考
教育訓練
通常新知分享著重的是知識本身，所以簡報的形式較為輕鬆，有時候可以簡報與資料交叉運用，但需注意的是聽眾本身對該主題的掌握能力，若是屬於認知教育訓練等等，建議要簡少艱澀的專有名詞，並且可以多運用影片、圖形、案例分享等，使聽眾更能理解。
在內容部份建議以下幾點：
引言：
引言的部份多半是透過鋪陳的事件或相關案例，來讓使用者進入主題。例如：透過WEF的風險報告摘錄，來引出營運持續管理、或者是企業永續、或者資訊安全等主題。有的人則會透過各個新聞事件來帶出該議題的重要性。
這是什麼（What）：
通常會在此部份說明本次說明的主題，相關名詞的定義。通常我會透過圖示或者是影片（動畫）方式來說明基本概念，使聽者容易理解。
運作原理或細部說明：
若是技術類的部份，通常會再進一步講解運作原理，更細部拆解說明。而若是顧問的概念介紹，則通常此部份會將概念框架、方法論、推動階段．．等，更細部地解說。
套用例子進行說明：
若教育訓練目的不是認知，而是要能使聽眾能吸收並應用，通常會安排練習的時段，比如鑑識或資安工具的實際操作練習；若是顧問方法論教學，則會舉實際例子來套入說明。
提案審核
此部份可能是內部要向老闆提案（或者是顧問對客戶提案簡報），此種簡報通常較為正式，因此需要花較多時間準備。
在內容部份建議以下幾點：
為什麼要做（Why）：
要先說服本提案的重要性，若是風險類的提案，用法規遵循是最好說服的說帖，因為必須得符合；而有關策略或營運績效主題的部份，則是以國際或國內趨勢作為說明（可以提升業績或是客戶數，再輔以成功案例，通常也很好說服）。
別人怎麼做（Benchmark or case study）：
通常透過國外案例及國內同業案例，來說明這是個趨勢，重點是要聽者有危機感，覺得大家都在做了，我們再不有所行動就會落後其他人。
現況瞭解（AS-IS）：
若公司本身已經有明確目的了，則應該在此處明確說明專案的考量，比如有些公司是因應主管機關要求，需要在短時間內先建置一定的管理機制，所以此時講究的會是短期先有一個初步的東西能”交差”，然後再慢慢把機制完整化；又或者，做數位轉型時，雖然大多數人都理解要打基礎功，但多數老闆會在乎要先能有一個看得到的東西，因此是否要設計Quick Win產出，就是一個很關鍵的重點。然後在陳述公司目前現況時，請留意，除非公司老闆很開明，否則再怎樣也要擠一點點有做的事情，才不會顯得公司太糟糕，有時候沒弄好，會使人惱羞成怒，反而對提案不利。
願景目標與藍圖（TO-BE & Roadmap）：
因為瞭解公司想要達成的程度（例如想要達到像台積電一樣等級的安全控管、或做到最低限度合規），就要在此處把未來可能的樣貌儘可能描述清楚。以營運持續管理來講，可能就會是半年內先產出兩個高風險情境的應變計畫、重要業務的BCP、及完成一次演練；中期則擴展到全公司、最終要取得ISO認證….等。如此才能讓聽者有全盤的瞭解，也能趁此確認是否與其目標一致。
如何達成（how to）：
針對前項的短期部份，此處就要有細部工作規劃了，須要講清楚有哪幾個階段、每個階段要做哪些事情，甚至必需講清楚要什麼樣的資源（比如要哪些部門配合、或者是需要經費委外．．．等）。
進度報告
這種常是跟上級主管（若是顧問則可能是對客戶的專案報告）報告進度，因此著重的重點會在一定時間內，所執行的工作事項、目前成果、以及可能的挑戰及建議作法。
請留意，雖然要寫執行的工作事項，但重點在於成果的宣導（講效益！），或者是說明挑戰（提解決方案），因此，不要花太多頁面篇幅在流水帳上。若考量觀眾是注意細節的人，則建議可以將細項放在附錄中，一旦有需要時可以立即調出。
以上先針對簡報的成功因素，我再加入自己的經驗見解提供大家參考，希望對年輕人有所幫助，若有需要，我再考慮把簡報的前中後等階段的注意事項分享給各位參考．．．
參考資料
1. 顧問溝通術（四）手勢、眼神...四個基本動作讓說話更動人心弦！：https://group.dailyview.tw/article/detail/1030
Comments