顧問系列-01【顧問基礎功-會議紀錄的眉角】

緣起

筆者憶起自己初當主管那幾年，滿懷熱血，對於同仁總有說不完的教誨，每每情緒激動，就會開始半夜爬起來，把自己的想法寫給大家，後來跟同事講到此笑話時，沒想到還有人幫我把它收集起來呢，所以今天就來分享一下，以前的整理給同仁分享的一些事吧。

事實上，大家都很想要當一個出一張嘴就能受人尊敬的顧問，但對於我們這種一畢業就投入顧問行業的小毛頭們，要拿出讓人信服的專業，就得要花更多時間去培養基本功。因此，很多看似微不足道小事，事實上都在訓練你們的基本能力。所以今天先來講會議紀錄吧．．．．

我是來做顧問，不是來做會議紀錄的！

有一次，有個經理很沮喪地告訴我，某位能力不錯同仁提出辭呈，我問他原因為何，他說年輕人告訴他，『我是來做顧問，不是來做會議紀錄的！』從那次之後，那位經理人居然連開會找人做會議紀錄都要小心翼翼、再三觀察被交付者的臉色後才敢交待。

然後隨著時間的推移，我看到的現象就是那組的主管愈來愈會做專案，但永遠都只能當專案經理，無法再做更多管理事宜；而他們那組新升的小主管們，卻連個會議紀錄都寫不好，所以更不用講怎麼去檢視下屬的產出品質了，漸漸地，該組的成本愈來愈高，人員素質愈來愈差。

然而，做會議紀錄對我來說，卻是能因此看出一個人的能耐的，因為你必需要會摘錄出有用的重點。記住！是＂有用的重點＂。而這些卻又因為不同的會議紀錄目的，所需摘錄的重點就會不一樣。

會議紀錄種類

給客戶看的：

一般來說，許多客戶都會自己記錄會議過程，不過少數碰到比較大型或公營的企業時，對於會議紀錄就會比較有要求，因此這種要格外小心，對於顧問來說，這種會議紀錄會有兩種目的，請記得透過您的觀察或跟主管確認一下。

純紀錄：

這種通常只是提供給開會的1-2個人，或在民營風氣開放的公司，主要透過會議紀錄來瞭解自己該做的事跟會議的討論過程，所以相對來說屬於單純的資訊提供；因此，較不計較用字遣詞，但就很重視內容紀錄的完整性，最好是會議的討論大綱、會議當初使用的檔案內容，甚至誰講了哪些話都要記錄；會議結論跟追蹤事項也是必要包含的。

留做證據：

有時候專案執行過程中，可能碰到一些爭議或者是專案變更的情況，往往會需要透過會議紀錄來將相關討論過程及結論存檔，萬一雙方各執一詞時，能夠拿出來使用，因此這種屬於【留做證據】的會議紀錄，就格外重要。

在內容部份，會議紀錄偏向於只記錄結論與追蹤事項，尤其是較可能引發未來爭議或是需要請其他單位配合的事項務必要記清楚，決議要做的事，最好寫得愈明確愈好（誰做？誰裁示要要做？做哪些事？何時要完成等）。至於過程的部份僅需簡單描述，重點則放在會議的轉折點上。

若為政府機關審查會議或專家座談會，則建議各委員的發言意見也應依據委員發言順序逐一記錄。

然後，因為此類會議目的就是要歸檔存查，所以請務必要把會議中”誰”說了什麼，這件事要寫清楚。不過，由於顧問會議紀錄多半會再提供給客戶檢視，有經驗客戶，往往就會在檢視過程中，把不利他們的項目給摘除，所以收到客戶回覆的紀錄，還請留意檢查。

給內部看的：

專案交接：

專案過程中若發生人員異動情況，且在專案的執行過程，重大議題沒有紀錄下來，將使得未來接手的團隊要花更多時間接手，而影響專案品質，因此建議應留下專案相關議題紀錄。

專案議題追蹤：

顧問在執行專案時，常常碰到客戶提問或者是需要後續再追蹤處理的事宜，此時若未將其留下紀錄並提醒其他接手同仁處理，往往會導致客戶遲遲未得到較好的回應而造成不滿。

此外，專案執行往往時間很長，因此有些討論與決策若未留下紀錄，時間一久，大家會開始遺忘當初討論的過程與決策原由，導致團隊可能重蹈覆輒，浪費時間。

因此，年輕人們，當客戶在與同事討論、甚至我們內部小組會議時，無論你是否被交待要做紀錄與否，都請記得自動拿起您的紙筆或電腦協助記錄，並且提供給同事們作為參考。

常見的錯誤及改善建議

以下是筆者整理出來的常見錯誤及改善建議，供各位參考。

沒檢查就寄出：

通常會發現的問題包括：客戶參與人員名字或單位寫錯（或者根本沒出現還被寫進來）、會議時間地點有誤、句子殘缺、錯漏字、太過口語、格式雜亂、有奇怪的顏色標註..等。

會有這些情況可能是因為記錄人員通常習慣在會議上盡己所能地記錄，待會後再把沒記到的部份補齊，但事後沒有特別每一條都再自我檢查後，就寄給小主管。然後，因為沒自己先檢查一遍，可能發生句子根本沒寫完；或因為新注音打得太快，結果錯字或漏字一堆，甚至把客戶在會議上的用語直接記錄而使得會議紀錄看起來很不正式。還有一種就是，會議中來不及記完整，為了使自己記得要修正，所以用顏色加註，可是完成後確沒有把它重新整理好，導致主管在檢視或客戶在看時，以為那些顏色是有特殊目的而造成困擾。

建議：

寄出前，至少做到：

(1) 客戶參與人員名字或單位寫錯（或者根本沒出現還被寫進來）；

(2) 確認該次會議的與會人員，可透過專案通訊錄查詢其姓名及單位；

(3) 目光瀏覽一遍內容（看缺漏跟錯字）；

(4) 嘴巴一字一句唸一遍（看語句暢度）；

(5) 預覽列印（看格式）。

句子贅詞太多或標點符號放得位置不恰當

這種情況可能是受英文教育，或者是中文不好；以為常用一些「之、乎、者、也」，就會使文章看起來變得比較有學問，但是濫用的結果，卻造成文章很難理解而詞不達意。

建議：

透過唸出聲音的方式，來確任自己寫的順暢度；但有時會受限於語文造詣，所以還需要多次練習。

內容雜亂沒有架構

沒有經驗的小朋友，可能會把聽到的都逐一記下來（逐字稿）；若該次會議有固定討論主題，可能還有辦法適當地將會議紀錄內容分段描述；若無，則可能造成內容的雜亂，使得閱讀者好像在看流水帳而無法理解該次會議的主題。

建議：

(1) 會議開始前，先向主管確認議題大綱；

(2) 會議紀錄完成後，應再目視瀏覽時，適當地將同類型的內容進行整合分類，或者適當地調整順序。但，若會議紀錄強調時序及原版內容的話，則可略過以上建議。

分類錯誤或內容重覆

會議紀錄的格式每家不盡相同，但大多會有「討論過程、決議事項、待追蹤事項」等；【討論過程】多半是記錄會議討論大綱及討論的過程實錄，而【決議事項】則是針對討論過程中所定案的事情進行摘錄，往往因為記錄的人員沒有經驗，所以先犯了內容太少的問題以後，不知道要拿什麼寫到【決議事項】所以，就再把【討論過程】的內容貼到【決議事項】，造成內容重覆性過高而沒有意義。

建議：

以簡短的一行文字將【討論過程】中的重點事項描述清楚，且要直接寫結論。

以上就是姐改寫以前提供同仁寫會議紀錄的建議，在此也分享給大家，希望對年輕人有所幫助，現在回想起來，都覺得自己不知為何可以把一篇怎麼做會議紀錄寫到這麼長的篇幅，真是太囉嗦了，呵呵．．．