緣起
筆者曾經擔任營運持續管理顧問，因此在前段疫情正爆發期間，被公司找去協助規劃相關因應機制，當時很多人都在探討是否啟動在家辦公的機制，對於許多需要辦公場所才能運作的企業，便開始啟動異地辦公作業，他們同功能的業務團隊分成多組，在不同地點上班，並要求同仁避免見面，以降低感染而影響整組業務無法運行的情況。
當時我們公司也在討論是否要啟動類似的機制，但產業特性大不相同，因為事務所的人員主要上班的地點多半是在客戶端，因此辦公室一開始的規劃就是Mobile Office的形式，公司除了較高階的主管或行政人員外，同仁們沒有固定的座位，若是同仁都回到公司，大家將面臨位子不夠坐的情況。此外，公司的工作形態除了部門及服務分組的工作分配外，更多的是專案為主的形式，因此，單純採用實體組織架構進行分組上班的規劃並無法真正地降低風險。
筆者針對之前的經驗，提出一些企業規劃時的作法建議，提供類似工作性質的組織，在規劃相關應變方案時可以參考。
首先決定大方向
公司在規劃分組辦公，首先要確認的是您的營業據點的情況，簡單來說，一般企業在平常不會規劃那麼多的”空座位”，因此碰到需要分散的情況，企業可能要先確認自己的情況。
是否有多個營業據點
如果您是金融業或較大型的公司，在同一區域（如大台北地區）本身就有很多棟辦公室，則可以規劃人員的＂異地辦公＂，方式較為簡單，可以將各棟大樓的辦區域重新規劃。而各部門的人分為不同組（一般建議2-3組人），至不同地點上班即可。
營業據點是否有足夠的空間
若企業雖有不同據點，但不同據點間的空間差異過大，無法較好安排。或者甚至沒有別的辦公地點，則建議以樓層為基礎進行劃分，但需要先與大樓確認電梯是否有分流機制；若大樓沒有，則我建議至少不同樓層的上班時間要分流，並且要求電梯的消毒頻率要提高，盡量降低在上班途中人員接觸的交叉感忍可能性，否則花力氣規劃不同層上班，但最終卻一起擠電梯，則終將形同虛設。
空間就是不夠怎麼辦?
前兩項的作法，是採用原辦公室環境進行規劃，因此除了特定作業人員需要特殊環境外（如客服人員需要錄音設施及總機設備、資訊開發單位需要在特殊網段．．等），大多數人就是電腦設定完成即可，對大部份企業來說是最省成本的方式。
但，還是有公司資源不夠規劃這樣的空間？那麼筆者建議還可以有兩選項，一種當然是讓員工在家辦公，不過就我的經驗，台灣的企業老闆似乎對這個選項非常感冒，覺得員工會偷懶（這個以後有機會我再探討我的看法跟相關建議，在此就不多討論細節了）。若老闆還是希望要＂看到人＂的作法，那麼還可以去租一些商務中心的辦公室或會議室，只是這成本就要高得多，一來是資訊環境設定以外，還要考量相關的租金成本。
筆者建議，公司應該在一開始的時候就依據疫情發展的情況，將事件分級並規劃對應的因應措施，若可以，地點要事先確認、資源要設置完整，不要等到時間到了才來考量，有時候會有資源排擠的問題喔！
再來確認分組名單
分組的方式，根據Prometheus的文章，有幾種不同的方式，包括用時間區分（Time based）、用物理距離區分（Physical distance based.）、綜合方式（Combination based），相關的內容可以參考他的文章【IMPLEMENTING SPLIT OPERATIONS TO IMPROVE RESILIENCE DURING A DISEASE OUTBREAK】，我就不在此贅述了。而我想分享的是透過社群網路分析的方式，來協助企業有效率的分組。
什麼是社群網路分析？
社群網路分析（Social Network Analysis, SNA）方法是由社會學家根據數學方法﹑圖論等發展起來的定量分析方法。最 原 始 的 社 群 網 路 是 一 種 由 節 點（node） 與 邊（edge）所組成的圖形結構（graph），其中節點所代表的是人，邊所代表的是人與人之間的各種相互認識的關係。
近年來，在很多領域都被廣泛應用，早期很多人拿來分析疾病的擴散情況分析；近來則很多人透過此種分析方式找到網路上的意見領袖並邀請擔任代言人，都收到非常好的效果；在舞弊偵測上，調查人員透過社群網路方式分析金流或通訊流，藉此找到犯罪集團的相關人員。
透過社群網路分析進行分組
筆者想要介紹的方法其實很簡單，就是將所有的關係畫出SNA圖後，瞭解分群的狀況。
首先我們需要先有一張表把人員的關係給紀錄下來，如下圖的例子，人員可能需要到不同的客戶端執行不同的專案、每個專案又有不同的人員參與；因此，公司需要先設計一張表，將人員的關係給記錄下來。請留意！要記錄的是各種可能接觸的情況，因此若有其他虛擬組織（如公司的經理人會議、或taskforce會議），也應該要將其寫入，否則規劃將無法與現實情況吻合。
再來，我們可以透過SNA的工具畫一張SNA圖來看看（如下圖）。從這裡可以看出，基本上人員互相關有各式各樣的關係以致於無法真正的做好的區隔，所以我們就需要再調整人員編組。
比如在剛剛的表格，我們就將人員依專案情況再分成不同小組，而組成新的組別，如下圖。
再畫一次社群網路關係圖看看（如下圖）．．．發現分得挺不錯的，可以分成兩組人，然後每組大約都是5位左右，若管理者覺得這樣的風險情況已經可承受，則就可以依新的劃分方式，請同仁執行。剩下的就是分組後，若有組內的會議，則兩組人不得碰面，然後也要請不同組的同事，在疫情期間不要再有私下”面對面”的聚會，否則這些規劃就破功了。
以下再提供幾個比較實際的情況給各位看個感覺。
例1（如下圖）：這是一個分失敗的例子，它在分之前好像有點分組，但總是有人跨兩邊成為破口，但它分完以後，卻跑出了多個落單的人員，然後組織仍然是一個千絲萬縷的關係…
例2（如下圖，抱歉要做點模糊處理）：這個例子雖然可以看到原本是三大塊，但該組主管認為人員太多，一旦某一組人員被影響，該組內的人全數被隔離無法作業，將導致其他組人員工作量承受不住，因此分成後來的多組。
以上筆者做簡單的例子給各位參考，但實際上的情況可能比這複雜多了，若各位有規劃上的問題，歡迎私下跟我聯繫！
最後搞定工作議題
當時在規劃這類議題時，許多管理階層都提出一樣的看法，也就是若員工不在自己眼皮子底下做事，放他們在家辦公、亦或不在辦公室辦公，他們擔心員工會偷懶。說句心裡話各位，我當顧問看過很多企業的員工每天打卡上班，然後在辦公室吃早餐吃了一個小時，然後開始看看新聞、上上臉書，休息時間到做個操，然後做點事準備吃中餐，再來下午又一樣的循環。如果員工到公司打卡上班，公司沒有任何的機制確認他們的工作產能，那麼為何又要求回家就要足夠精實呢？
因此，筆者的看法是建議公司比照原來機制來進行調整。比如公司本來就不要求員工打卡，而是以時間到了是否產出該有的東西，那麼就是依原來的作法來檢視員工的進度，頂多就是追蹤的頻率要增加，避免最後一刻才發現來不及。至於公司原本就有打卡機制者，建議可以透過科技的方式，如透過登入公司系統的時間及活動來看員工是否有在工作，也可以透過每日晨會的方式，請員工報告前一天的工作成果。總之，筆者的建議是以最小的力氣做到原有的打卡、確保工作量、確認品質的方式，而不要再多加額外太多管理的作為，否則企業成本反而提高、作業效率反而下降。
以上簡單跟各位分享，在參考資料筆者亦附上相關連結供各位參考….
P.S. 若各位想要比較細的操作SNA的分析方式，還請回覆或email我，如果有足夠多的人想看，我再把它一步步操作步驟附上提供大家參考。
參考資料
[1] Prometheus Yang and Leslie Holland, IMPLEMENTING SPLIT OPERATIONS TO IMPROVE RESILIENCE DURING A DISEASE OUTBREAK, https://www.asisonline.org/security-management-magazine/latest-news/online-exclusives/2020/Implementing-Split-Operations-to-Improve-Resilience-During-a-Disease-Outbreak/。
[2] 在家上班，工作效率怎麼顧？我遠距辦公 1 個月後，總結 5 點提醒 (https://www.managertoday.com.tw/articles/view/59453)
[3] 如何管理 Work From Home 員工？ (https://vanna.com/articles/read/how-to-manage-a-remote-team?hl=zh-Hant)
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